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大理会务服务做好大型会务工作的策略

来源:大理会议公司作者:大理会议会务 时间:2018-10-02
大理会务服务做好大型会务工作的策略


大理会务服务做好大型会务工作的策略
 
 
大理大型会务服务策略一;掌控好大局。所谓会务工作的大局就是会议的目的、主题、基本要求、参会范围等宏观策略上的安排,把握住了大局,才能保证会议的效果,着手具体会务工作才能不偏离方向,才会有条不紊,减少重复劳动与差错。首先,确定召开会议的必要性,即召开此次会议是否符合上级的要求和当前工作的实际需要,召开的时机是否恰当,是否有比较充实的内容安排和重要的工作部署等。其次,科学确定好会议的基本框架,例如:选择会议时间应多考虑出席领导和贵宾的因素,选择会议地点应多考虑会议内容需要、参会人员规模、车辆停放以及食宿便利等因素,确定参会人员的范围则主要考虑会议的目的和要达到的效果。再次,做好会议方案的征求意见和报批工作。方案确定前应当充分征求各方意见,严格履行报批程序,尽量减少会议事项的中途变更和增减。最后,通过对会议宏观上的把握来调控具体事项。例如,有些会议想安排的内容很多,但为了确保整个会议活动的紧凑有序、不出差错,就需要压缩会议议程;有些会议经费比较紧张,就需要相应简化议程、活动、场景布置等来减少支出。
 
 
 
大理大型会务服务策略二;把握好重点。一是落实参会人员。该到的不到,人来的不齐,这个会议的效果自然可想而知。会务人员必须认真做好会议通知工作,注意反馈统计具体参会人员名单和联系方式,需要时执行请假制度。对于出席领导和贵宾的邀请工作要积极主动,必要时会议主办单位负责人应亲自出面,并落实专人跟踪。二是保证会议材料的质量。会议的材料主要有会议主报告、领导讲话、交流发言材料等,它是会议各项内容的具体载体,是会议顺利召开的基础。会议材料质量不高,会议肯定不会成功。准备会议材料是重点工作,需要会议主办单位领导亲自关心,直接把关,做到精益求精。三是落实会务工作负责人和现场总调度。确定总揽各项会务工作的负责人,一般是部门办公厅(室)主任,特别重要的会议可由主办单位领导直接上阵指挥协调。此外,在会议现场也应明确一个总调度人员,所有会议现场事项统一向其汇报,由其决断和安排,避免遇到一些意外情况出现混乱。

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